当许多用户需要将数据输入到共享的 Google 表格中时，通常会造成混淆。这是下拉列表可以提供很大帮助的地方。
如果您不希望队友输入随机条目、拼写错误或弄乱公式，您可以通过创建下拉列表供他们选择来验证他们的条目。
在本文中，我们将向您展示您需要了解的有关此有用且省时的功能的所有信息。
使用数据验证将下拉列表插入 Google Sheets 单元格
打开正在处理的工作表后，插入下拉列表很容易：
- 选择要插入下拉列表的单元格。
- 右键单击单元格。
- 单击“数据验证”>“标准”。
- 在“项目列表”或“范围列表”之间进行选择——以适合您的为准。
- 如果您选择了“项目列表”，请插入适当的项目。确保它们以逗号分隔且没有空格。
- 如果您选择了“从范围中列出”，请选择您想要包含在下拉列表中的单元格。
- 选中“在单元格中显示下拉列表”字段（否则列表不会出现）以启用向下箭头。
- 点击“保存”。
如果您希望用户能够键入，请取消选中“在单元格中显示下拉列表”字段。为防止人们输入无效项目，请选择“拒绝输入”。
如果您想向多个单元格添加下拉列表：
- 通过选择“单元格范围”或仅使用鼠标或键盘选择它们来突出显示它们。
- 重复上述步骤。
还可以选择让您的合作者输入他们的数据，但如果他们输入任何无效内容，则会看到警告。在这种情况下，您应该选择“显示警告”选项。或者，您可以选择“拒绝输入”选项并禁止输入任何不在您的项目列表中的内容。
要修改下拉列表，只需按照以下步骤操作：
- 单击要修改的单元格。
- 单击“数据”>“数据验证”。
- 找到列出的条目并进行编辑，然后单击“保存”。
要删除下拉列表：
- 单击要修改的单元格。
- 点击“数据”>“数据验证”
- 选择“删除验证”。
什么是数据验证？
数据验证是 Google 表格中的一个选项，可帮助您通过验证项目来组织数据。您可以通过单击主菜单中的“数据”，然后选择“数据验证”来访问它。大多数情况下，它用于在不同的单元格中创建下拉列表。它还允许您修改任何给定列表的内容和设计。
验证数据的方法之一是应用标准，让用户输入预定义类型的数据，例如数字、日期或项目列表。
- 在数据验证菜单中，单击“标准”。
- 检查您希望您的队友输入的适当类型或类型的项目。
- 如果您愿意，您可以在输入框中添加精确的项目，例如数字、公式、日期或单词。
- 完成后，单击“保存”。
使用下拉列表
下次您或其他任何人单击该单元格时，将显示您添加的项目列表，而不是键入内容的选项。如果您已选中“显示验证帮助文本”框，则每次有人单击经过验证的单元格之一时，都会显示您输入的文本。
如果您选择了“显示警告”选项，输入无效数据将触发警告。如果有人不确定警告的含义，他们应该将鼠标悬停在标记的条目上。
如果您选择了“拒绝输入”选项，人们也会收到警告并且无法保存无效项目。
使用颜色对下拉列表中的数据进行排序
如果您想更轻松地浏览工作表并向下拉列表添加一些颜色，您可以使用“条件格式”。请按照以下步骤操作：
- 选择包含要使用某种颜色的下拉列表的单元格。
- 右键单击并选择“条件格式”>“单一颜色”或“色阶”。
- 在“格式样式”中，选择一种颜色或比例。
- 单击“完成”（或“添加另一条规则”）。
您还可以使用数据验证做什么
除了向工作表添加下拉列表外，您还可以将数据验证用于其他目的。这些包括：
- 跟踪未来的任务。在数据验证中，选择“日期”选项，如上所述设置条件格式，并进行设置，以便所有包含特定日期的项目自动变灰。
- 为复选框设置值。当您将复选框添加到下拉列表时，您还可以为它们分配值，例如“是”或“否”。
- 在数据菜单中选择数据验证。
- 在条件下，选择“复选框”。
- 选择“使用自定义单元格值”并输入“是”、“否”或您喜欢的任何内容。
- 防止其他人弄乱您的脚本或公式。使用“拒绝输入”选项锁定要保持完整的任何单元格。
使用下拉列表有所作为
通过插入下拉列表、验证数据等选项，Google 表格是 Microsoft Excel 的绝佳免费替代品。数据验证可帮助您将单元格内的值限制为可以根据需要定义、更改或删除的范围或项目列表。虽然您的团队成员可以插入他们的数据并为您的项目做出贡献，但您可以选择防止他们将共享工作表弄得一团糟。
您是否已经尝试在 Google 表格中插入下拉列表？进展如何？请在下面的评论部分告诉我们。
