如何备份和导出所有 Outlook 电子邮件

大多数现代企业依靠电子邮件进行通信。无法访问电子邮件，或者更糟的是整个电子邮件帐户，可能是毁灭性的。备份 Outlook 电子邮件是让您高枕无忧的最佳方式之一，因为您知道电子邮件存储在您设备的多个位置并且不会轻易丢失。

在本文中，我们将解释如何以几种不同的方式备份 Outlook 电子邮件。

如何备份和导出所有 Outlook 电子邮件

备份所有 Outlook 电子邮件的最快方法之一是使用其集成的 .pst 文件格式。 Microsoft Outlook 和 Microsoft Exchange 专门使用 PST 文件来存储电子邮件、联系人信息和地址以及日历事件。静态 PST 文件可用作您当前 Outlook 电子邮件和联系人信息的备份，Outlook 即使在脱机时也能访问它。

以下是将电子邮件备份到 .pst 文件的方法：

打开 Outlook，然后按“文件”。
在菜单中，选择“打开和导出”。
单击“导入/导出”按钮。
系统将返回您的 Outlook 主屏幕并弹出导入/导出向导以指导您完成导出过程。
在向导中，从列表中选择“导出到文件”选项，然后单击“下一步”。
当提示选择文件类型时，选择“Outlook 数据文件 (.pst)”，然后单击“下一步”。
然后系统会提示您选择要导出的文件夹。您可以选择您的电子邮件帐户以导出与其关联的所有文件夹，包括联系人和日历数据。当您对选择感到满意时，单击“下一步”。
选择保存备份文件的地址路径。记住路径，以便以后访问。
更改文件名（路径的最后一部分）是个好主意。默认情况下，它是“backup.pst”。
如果您将备份文件保存在默认路径中，请选择是否需要重复项目。
（可选）您可以使用“返回”按钮返回到之前的任何对话框，或许可以更改文件夹选择。
按“完成”开始导出过程。
Outlook 将提示您创建密码。出于安全原因，这可能很重要，但您不必输入密码。
您可以在为文件路径指定的位置找到提取的文件。您现在可以将文件移动或复制到其他地方。

如何访问导出的 Outlook 电子邮件

导出文件后，您可能想知道以后如何访问它们。 Outlook 可以轻松打开备份并将您的电子邮件还原到保存的时间点。您需要执行以下操作：

找到备份文件。注意它的位置和文件路径。
打开展望。
按“文件”，然后单击“打开和导出”。
在右侧的菜单中，选择“打开 Outlook 数据文件”。
这将打开文件资源管理器。转到备份文件。单击它，然后选择“打开”。
系统将使您返回到主 Outlook 屏幕。
在左侧的导航菜单上，向下滚动，直到看到“Outlook 数据”。此类别包含从备份文件中检索到的项目。
该类别保留原始格式和文件夹系统。
您可以拖放电子邮件以将它们移动到其他文件。

现在您可以访问备份的电子邮件。

如何快速保存单个 Outlook 电子邮件

有时，当您只需要一封或几封特定电子邮件时，您不希望保存所有电子邮件并重新打开 Outlook。幸运的是，有一些快速的解决方案可以从 Outlook 中保存一封电子邮件。

方法 1 – 直接保存到文件夹

打开展望。
打开文件资源管理器并导航到要保存电子邮件的位置。您可能需要将 Outlook 和文件资源管理器都置于窗口模式并移动它们以便于访问。
将要保存的电子邮件从 Outlook 拖到文件夹中。
Outlook 将自动以“Outlook 项目”格式存储电子邮件。
双击保存的电子邮件以在 Outlook 中打开它。

方法 2 – 另存为 TXT 或 HTML

在 Outlook 中打开要保存的电子邮件。
选择“文件”，然后选择“另存为”。
将弹出文件资源管理器。选择要存储电子邮件的路径。在文件资源管理器的底部，单击“保存类型”旁边的箭头。选择“仅文本”以 .txt 格式保存或选择“HTML”将电子邮件保存为 .html 文件。
保存后，如果电子邮件为 .txt，则可以使用文本编辑器（例如记事本）访问，如果保存为 .html，则可以使用浏览器访问。